“Talento ganha jogos, mas trabalho em grupo e inteligência ganha campeonatos. ”
-Michael Jordan-
Em vários momentos da sua vida profissional ou até mesmo acadêmica você certamente foi incumbido de produzir vários trabalhos. Alguns desses estudos são individuais e outros tantos foram trabalhos em grupo.
Quando se trata de trabalho individual, você se organiza. Ou não. Você faz uma extensa e seletiva coleta de dados. Ou não. Enfim, nesses casos o ônus, assim como o bônus da entrega é todo seu.
Já nos casos de trabalhos em grupo, a coisa muda de figura. Você não pode simplesmente fazer corpo mole, sob o risco de ficar fora do grupo e tirar um cintilante zero nesse quesito. Você precisa colaborar com a sua equipe, goste você ou não.
Alguns veem essas reuniões em grupo como exercícios extremamente tediosos e inúteis, enquanto outros as veem como oportunidades para trocar informações, produzir resultados, tirar uma bela nota na escola ou, até ganhar reconhecimento e projeção dentro da empresa. Atualmente, com tantas tecnologias, as reuniões não têm de mais que ocorrer em um espaço físico onde os participantes se reúnem cara a cara. Em vez disso, uma série de ferramentas tecnológicas torna possível a realização de reuniões virtuais, para deleite de uns e tristeza para outros. Seja lá como for, reuniões em grupo são inescapáveis.
Imagine a seguinte situação fictícia: a sua equipe foi incumbida de transportar ajuda humanitária (saindo dos Estados Unidos) em seis aviões cargueiros até a Arábia Saudita, onde todos os mantimentos serão redistribuídos a partir de lá. Os aviões sairão dos Estados Unidos e em algum momento no Oceano Atlântico haverá reabastecimento para que os aviões cheguem com total segurança até o destino final. Já imaginou a complexidade dessa operação? Já imaginou quantas reuniões em grupo você terá que fazer para completar essa tarefa com sucesso?
Para isso, as Forças Armadas dos Estados Unidos utilizam uma metodologia que ajuda e muito na entrega com sucesso de qualquer projeto. O bom nisso tudo é que você poderá se utilizar dessa mesma metodologia para as suas próximas reuniões em grupo, quer seja para entregar um projeto simples e corriqueiro até para trabalhar nos projetos mais complexos!
Todo o processo é dividido em três etapas:
Etapa nr. 1 – PLANEJAR – 35% do tempo será gasto nessa etapa
Etapa nr. 2 – EXECUTAR – 60% do tempo será gasto nessa etapa
Etapa nr. 3 – DEBRIFAR – 5% do tempo será gasto nessa etapa
Vamos imaginar que a sua equipe será responsável por uma apresentação de um trabalho para a Diretoria de Vendas da empresa onde vocês trabalham. Vamos às etapas:
PLANEJAR
- Primeiramente devemos ter em mente que o nosso plano é EXECUTÁVEL, ou seja, não podemos cultivar falsas expectativas. Pés no chão é a expressão chave especialmente nessa etapa do processo.
- Tudo tem que ser documentado, ou seja, logo nas primeiras reuniões devemos ter como responder: Por que estamos fazendo esse trabalho? Quem será responsável? Responsável pelo que? Quando o responsável irá entregar a parte que lhe cabe e, finalmente como irá entregar?
- Notificar os membros da equipe se algo não estiver de acordo com os parâmetros estabelecidos e, se necessário, fazer correções de rumo.
EXECUTAR
- Essa é a parte mais importante do processo todo, tanto é que a maior parte do tempo será alocada para a execução do mesmo!
- A comunicação precisa estar aberta nessa fase. Está tudo indo bem com a nossa apresentação? Estamos no tempo determinado?
- Quais os recursos nós estamos utilizando? Na falha de algum desses recursos nós temos um substituto?
DEBRIFAR
Terminada a apresentação do trabalho, não deixe passar muito tempo para que a sua equipe se reúna e fale sobre a apresentação. Não deixe para o dia seguinte!!
Nessa fase não haverá nada que fará alguma mudança no trabalho que o seu grupo acabou de apresentar, mas, ATENÇÃO, essa fase será determinante para que o seu grupo tenha ainda mais sucesso nos próximos trabalhos!!!
Perguntas que o grupo deve fazer durante o debriefing:
- O que aconteceu?
- O que deu certo?
- O que deu errado?
- Por que?
- Lições aprendidas
Reparou em um detalhe na sessão de DEBRIEFING? Reparou que não existe a pergunta QUEM errou (levando-se em consideração que houve um erro durante a apresentação)? Pois é, isso é um trabalho em grupo de verdade. Os erros e os acertos são responsabilidade de TODOS. Portanto nada de ficar apontando o dedo e procurando culpados se as coisas não foram como planejadas. Isso é muito contraproducente e em nada contribui para o sucesso das próximas reuniões em grupo. Combinado?
Que tal utilizar esse método nas suas próximas reuniões de grupo? Aposto que você e os colegas irão se sentir mais seguros e se estressarão menos nos próximos trabalhos. Sucesso nos próximos trabalhos em grupo!!!